Existe la vida después del E-Mail

Alguna vez te preguntaste cuantos e-mails se envían en un día en todo el mundo…¡Se escuchan las apuestas!

La asombrosa realidad es que se estima que se envían alrededor de 269 billones de mails por díaStatista, anticipa además que para el 2021 ese número podría llegar a 320 billones. Nada mal teniendo en cuenta que el primer mensaje de correo electrónico (el de su inventor tomlinson@bbn-tenexase) se envió en 1971. Casi tocando los noventa, recuerdo que sentía una mezcla de vértigo y de emoción cada vez que apretaba «send» en el Centro de Computos de BU, Boston, Massachussetts, la cuna de la innovación tecnológica en el este de los EUA.

Llama la atención que este invento mítico aún vigente próximo a celebrar los «cincuenta» de su nacimiento pueda desafiar las tendencias del ciclo de vida de cualquier invento. A pesar de la profesía de su pronto deceso eclipsado por plataformas como Slack, Workplace,Yammer, entre otras y de muchos detractores que anuncian su funeral: el arroba sigue vivito y coleando  ¿Existirá la vida después del  e-mail?

Un dato aún más interesante…

Según el grupo Radicati los usuarios de e-mails alcanzaron a 3.8 billones durante el 2018. Este Grupo va un paso más allá y desagrega el tráfico diario de correo electrónico con un poco más de detalle:

  • El promedio de correos que recibe un americano relacionados con el trabajo es de 121 al día [[1]] con una tasa de lectura de 34% y un tiempo promedio de lectura 4 segundos por cada mensaje según Limus [[2]].
  • Mientras que el e-mail redujo el costo de enviar mensajes, «el costo acumulativo de leer, procesar y elimar estos mensajes es muy alto». Para poder dimensionar el problema con mayor precisión se encontró que toma un promedio de 64 segundos volver a concentrarse tras ser interrumpido al recibir un e-mail. Incluso borrarlos quita tiempo, y si se toma en cuenta que toma un promedio de 76 segundos leer y entender cada mensaje, empieza a sonar atractivo buscar una alternativa propone una nota de BBC Mundo.

Qué hacemos entonces: ¿Cómo lograr que abran (siempre) los e-mails?

Los elementos clave que facilitan la apertura son:

  • El nombre del remitente:El nombre dice mucho de nosotros. Es la primera señal de identidad que marca al potencial lector. Una verdadera arma secreta de los profesionales cuando ese nombre se asocia  a una persona que comprende las necesidades del otro o es sensible y conoce  momentos de presión del otro y sabe adaptarse.
  • La línea del asunto: El asunto es el factor determinante. Es el campo que sirve para contextualizar el mensaje y elaborar una hipótesis sobre su contenido de manera rápida y concisa. La clave del asunto: ofrecer valor. Investigadores de Carnegie Mellon han encontrado que los correos electrónicos más efectivos tienen líneas de asunto que apelan a una de dos cosas: utilidad o curiosidad [[]
  • El preencabezado (preheader) ofrece un tercer nivel de vista previa del e-mail que favorece la tasa de apertura. Proporciona un elemento estratégico adicional que ayuda al destinatario a determinar si el e-mail es relevante o no. El factor decisivo es concentrar el contenido clave en la primera mitad del preencabezado.
  • Y el panel de vista en el celular. El 49% de los usuarios abre el correo electrónico en smartphone, y el preencabezado en la versión móvil es casi más importante que el asunto (Gmail muestra entre 100 y 110 caracteres)[[]]Un último consejo está referido al panel de vista previa de 40 caracteres que se visualiza en el celular, (35 en Outlook y 140 en el correo de Apple). De más está decir que el acceso móvil incrementa el engagement...

Es fundamental que no se repita ninguna palabra en cualquiera de estos cuatro elementos.

 Para que lean el email:

  • Mantener el contenido relevante e interesante para que el remitente sienta “Yo te conozco»
  • La mañana es el mejor momento para enviar un correo electrónico. La hora más común del día para leer los correos electrónicos es por la mañana, con aproximadamente el 20 por ciento de los correos electrónicos en los EE.UU. que se leen entre las 9:00 a.m. y el mediodía. Sin embargo, los correos electrónicos abiertos continúan durante todo el día, con algunas variaciones por región (Litmus).
  • Breve y fácil de leer. Las personas leen salteando información. La regla para el contenido de la web es ser breve. La regla para el contenido del correo electrónico es mantenerlo ultracorto».
  • La mayoría de los correos electrónicos abiertos (84%) se leen o, al menos, se hojean (skimmed). 71%  de todos los correos electrónicos analizados fueron rastreados como leídos por los destinatarios, con un tiempo de lectura de ocho segundos o más (el punto de referencia estándar de Litmus para medir el número de lectores de los suscriptores). Otro 23 por ciento de los correos electrónicos fueron Skimmed, y el 15 por ciento recibió una ojeada.

¿Qué métrica utilizar para ser más efectivos?

Tasa de apertura: correos abiertos/ correos enviados

Cuántas palabras utilizar para incrementar la tasa de apertura:

Mejor tasa de respuesta de acuerdo a Boomerang

 

Las mejores prácticas del buen uso del e-mail. Uno de los ladrones de tiempo del trabajo[]

Aunque el mail constituye una herramienta al servicio de la gestión, muchas veces su uso inadecuado termina ocasionando perdidas de tiempo.

A continuación algunos consejo:

❗Ser breves.  No más de 4 ó 5  líneas y concentrar el contenido clave en la primera mitad del preencabezado.

❗Ser claros: el 20% de los correos son poco claros.

❗Ser profesionales, que estén relacionados con la gestión y que sean oportunos.

❗Saber a quien dirigirse. Sólo el 60% de los correos llegan a su destinatario directo exclusivamente.

❗Experimentar con los emoji

❗Usar distintas opciones. En muchas ocasiones el contacto cara a cara, telefónico o el envío por correo interno pueden resultar mucho más efectivosA veces uno puede quedarse con la impresión que lo que termino siendo una reunión debía haber sido un email.

❗No enviar mensajes luego de una discusión. Los re-enviados luego de una discusión nunca parecen tan importantes un día después.

❗No reemplacemos el contacto ,cuando se trata de convencer a alguien o realizr una negociación, no existe un substituto de la comunicación cara a cara.

 

¿Llegó el tiempo de limitar el uso del correo electrónico en las organizaciones o conviene seguir promoviendo su empleo?

Para asuntos urgentes ¿conviene el mail o el WhatsApp? Pareciera que el segundo corre con ventaja.

Tres buenos argumentos a favor de seguir utilizando mail son los siguientes: es popular, en algunos casos gratis y es fácil de compartir.

Es cierto, quedó algo anacrónico en cuanto a velocidad de llegada pero por su formalidad, para muchos es muy útil para dejar sentado oficialmente alguna cuestión y para cubrirse por si las moscas… Igualmente te pido que por favor no me copies por las dudas…

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Referencias:

[1]https://lmi360.com/2019/03/boost-open-rates-with-better-email-subject-lines/

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