Las ciudades se vaciaron y la vida pasó a transcurrir en modo Zoom. Los trabajadores dejaron sus oficinas y abrieron su portátil para mantener jornadas de trabajo interminables. Así quedaron atrás las charlas alrededor de la máquina del café y los teletrabajadores sumaron estrés, kilos y aislamiento. Los campus universitarios también se quedaron sin alumnos y los profesores adaptaron sus clases al formato virtual. Como la cuarentena también restringe cualquier tipo actividad física creció el entrenamiento virtual en balcones, jardines, o cualquier espacio disponible dentro de la casa para no perder el ritmo. El entretenimiento, la medicina, conferencias y congresos o experiencias inmersivas en museos, bodas virtuales, festejos de cumpleaños, y un largo etcétera, se adaptaron a la nueva tendencia: Todo a través de encuentros virtuales: presentaciones virtuales, clases virtuales, cumpleaños, visita médica virtual y tiendas y probadores virtuales.
Entre algunas de las opciones para mantener una video conferencia podés encontrar: Zoom, Microsofts Teams, Google Hangouts, Skype o GoToMeeting, entre otras.
Cómo mantener reuniones virtuales interactivas en el trabajo.
En tiempos de COVID-19 la proximidad física con el equipo no siempre es posible, la proximidad mental y emocional sí lo es.
Para comenzar la reunión solo hay que saber usar dos botones, uno activa la cámara y otro el micrófono. Según el gurú Mark Murphy todo el mundo debe usar la cámara. No hacerlo crea una situación de asimetría. Las videoconferencias son más efectivas cuando las personas pueden ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal del otro.
Todos los asistentes a la reunión pueden levantar la mano para pedir su turno para hablar o hacer una consulta con el botón «Levantar mano». El anfitrión activará tu micrófono en cuanto vea el momento para que puedas hablar y expresarla al grupo. Otra opción es que formulen la pregunta a través del chat.
Y, por último, es importante que sigas determinadas normas de etiquetas y que no te distraigas haciendo otras tareas porque en el universo online todos van a darse cuenta. Si hay ruidos en tu entorno conviene mantener silenciado el micrófono. Cuidar el encuadre de fondo es vital (Zoom da la opción de elegirlo y a que se produzca como un encuentro interpersonal).
Al anfitrión le cabe la Preparación + impulsar la Participación +Presencia.
– Romper el hielo y clarificar las pautas de interacción es fundamental al comenzar la reunión.
– «Si estás dirigiendo la reunión, comparte una agenda por anticipado y solicita los temas que serán discutidos, formula muchas preguntas y busca frecuentemente participación por parte del grupo. Ello no solo hace que la reunión sea más productiva, sino que ayuda a que los participantes se sientan más incluidos, lo cual aumenta su interés, sea la reunión remota o presencial».
– Otro tema no menor es la postura. Según Amy Cuddy, psicóloga e investigadora acerca de la relación entre la postura del cuerpo y el poder personal sostiene que estar de pie afianza la confianza en ti mismo y al mismo tiempo le indica a los demás que estás prestando atención». Para quienes están a cargo de la presentación ponerse de pie ayuda a proyectar energía. El cuerpo es poderoso. Cuando nos sentimos fuertes nos estiramos, levantamos la barbilla, y erguimos la espalda. Abrimos el pecho. Separamos los pies. Alzamos los brazos”.
Otras sugerencias a tener en cuenta:
– Respetar los horarios de conexión y preparase para conectarse cinco minutos antes de empezar.
– Probar la conexión en el dispositivo desde el cual se conectarán (PC, notebook, celular, etc.) unos minutos antes de iniciar la reunión.
– Chequear que funcione bien micrófono y los auriculares / parlantes para poder conversar sin inconvenientes.
– Definir un espacio tranquilo para conectarse, sin ruidos.
– Silenciar el micrófono si uno no está hablando para disminuir el ruido ambiente. Avisar en tu casa que uno está participando de una reunión en línea para evitar interrupciones.
– Promover la participación de todos los asistentes. Pedir feedback a los asistentes.
–Por último, no olvidarse que los periodos de atención difieren en las reuniones presenciales y virtuales. Jay Baer sugiere que 60 minutos de face to face es igual a 45 o 30 minutos en línea.
Estamos hiperexpuestos a la nueva conectividad y eso cansa. Hiperexpuestos, esto implica un nuevo padecimiento. Estamos agotados. Los especialistas lo denominan la nueva fatiga Zoom.
Ahora sí, entonces: Luz, cámara y acción!!
